مفهوم نظم المعلومات الادارية:
إنها مجموعة من العناصر المترابطة التي تهدف إلى جمع معلومات حول شيء معين من أجل اتخاذ القرار المناسب. يمكن أن تتسبب عملية التجميع في تعطل نظام MI في مهمته. ترتبط أنظمة المعلومات الإدارية بواقع المؤسسات والشركات ، وأي قرار في بيئة العمل يعتمد على المعلومات التي يقدمها فريق العمل المسؤول عن جمع المعلومات.
أهمية نظم المعلومات الإدارية:
ترتبط نظم المعلومات الإدارية بالواقع العملي للمنشأة، لذلك لها أهمية كبيرة تشمل النقاط التالية :
- تعد من أهم المكونات الرئيسية للمؤسسات، والشركات.
- هي جزء من التطور التكنولوجي الحديث.
- وسيلة مساعدة على المنافسة بين قطاعات العمل المختلفة.
- تساهم في الوصول إلى القرارات، عن طريق معلومات دقيقة.
- تعتبر عاملاً مؤثراً على أداء المنشأة، بالتزامن مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة بها.
شروط المعلومات الإدارية:
يجب أن تتوفر في المعلومة مجموعة من الشروط، حتى توصف بأنها معلومة صحيحة، وهذه الشروط هي:
- التوقيت: كلما كان توقيت الحصول على المعلومة مناسباً، كلما ساعد ذلك في اتخاذ القرار بوقت مناسب.
- الدقة: يجب أن تكون المعلومة دقيقة، وواضحة بكافة تفاصيلها.
- التأكد: من المهم أن يكون مصدر المعلومة صحيحاً.
- الاختصار: ليس بالضرورة أن تكون المعلومة مكونة من كلمات عديدة، فيكفي القليل من الكلمات للحصول على المعلومة.
- الكمال: يجب أن تكون المعلومة كاملة، ولا يوجد أي شيء غير مفهوم فيها.
مكونات نظم المعلومات الإدارية:
تتكون نظم المعلومات الإدارية من مجموعة مكونات رئيسية، وهي:
- البيانات هي المكون الأول في نظم المعلومات الإدارية، ويعتمد عليها اعتماداً مباشراً، فتشمل البيانات كافة المحتويات التي من الممكن الحصول عليها مثل: النصوص، والصور، والتسجيلات المرئية، وأي شيء يرتبط بطبيعة العمل، ويساعد على تكوين المعلومة المطلوبة.
- المعلومات هي التي تتكون عن طريق ربط كافة البيانات التي تم جمعها معاً، ومن المهم أن تكون عملية جمع البيانات صحيحة، حتى تكون المعلومات صحيحة، مثل: بعد جمع كافة البيانات المتعلقة بالطابعة التي سيتم شراؤها، وتكون معلومات واضحة عن أنواع الطابعات، وأسعارها، ومواصفاتها، لاختيار الطابعة المناسبة منها.
- وسائل الاتصال هي الطرق التي تستخدم في الربط بين عناصر، ومكونات نظم المعلومات الإدارية داخل الشركة، حتى يتم توصيل المعلومات إلى الإدارة، لاتخاذ القرار المناسب بناءً عليها، مثل: إرسال المعلومات التي تم الحصول عليها من الطابعات المتاحة في السوق .
- التطبيقات والبرامج هي ربط تكنولوجيا المعلومات الحاسوبية، مع نظم المعلومات الإدارية، والتي تشمل كتابة التفاصيل حول القرارات التي تم اتخاذها، والبيانات، والمعلومات التي أدت إلى الوصول إلى تلك القرارات، التطبيقات والبرامج على حفظ كافة الخطوات التي تم الاعتماد عليها، للوصول إلى النتائج النهائية
ما هو تخصص نظم المعلومات الادارية ؟
مع تسارع وتيرة التطور التكنولوجي في العقود الأخيرة تحديداً، ظهرت العديد من الاحتياجات لتخصصات علمية وغير علمية، تُكسب حاملها ومُتقنها خبرةً في مجالاتٍ دقيقة، فقد تربط هذه التخصصات عدة تخصصات أخرى، إذ إنَها تشكل نقطة التقاطع للعديد من التخصصات الأخرى.
من هذه التخصصات :
تخصص نظم المعلومات الإدارية، فنظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems
فوائد نظم المعلومات الادارية:
لنظم المعلومات الإدارية فوائد متعددة منها :
- تعمل على تطوير عمل المؤسسات والشركات والإدارات والمشاريع المختلفة.
- تنظيم الأعمال المكتبية والاجتماعات والأعمال المحاسبية و تخفيف المصاريف المالية، عن طريق تصغير أحجام المؤسسات .
- التخلص من الزوائد والأعباء المالية.
- التخلص من الروتين الناتج عن العمل البشرى
- الذي تكون سمته العامة التكرار.
6-أخيراً فإنَّها تزيد من سرعة الوصول إلى المعلو
أطراف العمل على نظم المعلومات الإدارية:
أولاً: المتخصصون في نظم المعلومات الإدارية:
وهم .الأشخاص الذين يقضون وقتاً في العمل على تطوير وبرمجة الأنظمة، وهم على ثلاثة مستويات، المحللون والمبرمجون والمشغلون.
فالمحللون هم مجموعة الأشخاص الذين يعملون على تحليل الأنظمة ودراسة متطلباتها ومشاكلها.
أما المبرمجون فهم الذين يعملون على استقبال المعلومات من المحللين والعمل على ترجمتها إلى برامج حاسوبية متخصصة.
أما المشغلون فهم من يعملون على إدخال البيانات إلى الأنظمة الجديدة
. ثانياً: المستخدم النهائي:
وهو الشخص الذي يستفيد من البرامج ويستطيع استخراج المعلومات المرادة من الأنظمة، بحيث تكون لديه التغذية الراجعة (Feedback)
المطلوبة على أداء هذه البرمجيات.
ما يطلبه أصحاب العلاقة والعمل من نظم المعلومات الإدارية:
أولاً: تقارير دورية:
وهي مجموعة التقارير التي تصدر بانتظام، كل فترة معينة، أسبوعياً أو شهرياً أو سنوياً والتي تفيد المدراء والمعنيين والموظفين في اتخاذ القرارات المناسبة للأوضاع والحالات التي يوجهونها أثناء عملهم.
ثانياً: تقارير خاصة:
وهي التقارير التي تُطلب من الأنظمة في أوقات معينة للمساعدة في اتخاذ القرارات الصائبة في الحالات الطارئة والمواقف الصعبة.
انواع نظم المعلومات الادارية:
نظم معلومات دعم الإدارة العُليا: تقترن بشكلٍ مباشرٍ بالمستوى الاستراتيجيّ.
نظم دعم القرارات: لها علاقة وثيقة بالمستوى التّكتيكيّ.
النُّظم الخبيرة: تعرف أيضاً بنظم قواعد المعرفة.
نُظم التّقارير الإداريّة: ترتبط مُباشرةً بالمُستوى الفنّي فقط.
نظم مُعالجة المُعاملات: يقتصر عملها على المستوى التّشغيليّ.
نُظم معلومات المكاتب: هي من اختصاص المُستوى التّشغيليّ.
مراحل نظم المعلومات الإدارية:
تفتح نظم المعلومات الإداريّة دورة حياتها في استقطاب البيانات، وجمعها من مصادرها، ليُصار إلى تحليلها، وتقديمها على شكل تقارير وقوائم بيانيّة للجهات المُختصّة بها.
ومن أبرز معايير نُظم المعلومات الإداريّة:
- الدّقة: إذ تتطلب ضرورة صحّة المعلومات والبيانات المتوفرة.
2- حداثة المعلومات: يكون ذلك بجلب المعلومات، ووضعها بين يدي الإدارة أولاً بأوّل فور الحصول عليها.
3- التّكامليّة.
4- الإيجاز.
- ضرورة الارتباط والملائمة.
- انسياب المعلومات ووفرتها.
عناصر نظم المعلومات الادارية:
- اجهزة الحاسوب.
- البرمجيات.
- المعلومات والبيانات.
- الإجراءات المتمثلة في التصميم وتطوير الوثائق.
- الأشخاص وتتمثل في الأفراد، والجماعات، والمنظمات.
مجالات عمل خريج قسم نظم المعلومات الإدارية :
محلّل نظم، ومدير مركز الحاسب، ومطور أعمال، ودعم النظم والدعم الفنّي، وخدمات المستخدمين، وتطوير نظم المعلومات وتسويقها، وإدارة نظم المعلومات وصيانتها، وإدارة البيانات، واختبار أنظمة المعلومات ومراجعتها، وإدارة وتطوير نظم الأعمال المتعلّقة في التقنية، وتشغيل أنظمة المعلومات، ونظم الجودة في أنظمة المعلومات، وإدارة الشبكات.
وظائف نظم المعلومات:
يتعلم المتخصصون في مجال نظم المعلومات بعض المقررات المتعلقة بإدارة الأعمال، وبعض المقررات الرئيسية من علوم الحاسب، فهناك العديد من خريجي نظم المعلومات يمارسون مهنة محللي النظم، والتي يمكن أن تشمل المسميات الوظيفية التالية:
قواعد البيانات.
مصمم نظم.
مطور نظم/ تطبيقات.
مدير نظم قواعد البيانات.
محلل نظم تجارة الكترونيه
مميزات نظم المعلومات الادارية:
- الحصول على نتائج أدق لأن البرنامج المحوسب لا يصيبه الملل من الروتين كما الكادر البشري.
- تقليل المصاريف والرواتب وذلك للاعتماد على النظام أكثر من الموظفين.
أهم مهام نظم المعلومات الإدارية:
- المساعدة المكتبية: حيث يتم برمجة الأنظمة التي تحتوي على المهام المكتبية من إدخال بيانات وتدقيق كتابات وغيرها، فبدلًا من العمل بشكل ورقي أو على برامج بسيطة
- المهام المحاسبية: هي أهم المهام التي تخص الشركات، وتعتمد الأنظمة المحوسبة على برمجة كل العمليات الحسابية التي تقوم بها الشركة بحيث تعطي أدق الحسابات والأرقام.
- اتخاذ القرار: تعتمد بشكل كبير على المعلومات المدخلة ومدى دقتها، فلاتخاذ قرار عن طريق نظام محوسب تتم هذه العملية من خلال عملية تدعى تنقيب البيانات التي تأخذ كمّا معينًا من المعلومات وتقوم بمقارنتها مع بعضها وجمعها وتصنيفها.
- إصدار التقارير: يكون حسب نوع التقرير فهناك التقارير الدورية التي تصدر كل شهر أو كل سنة أو نهاية كل دورة ويتم عملها من خلال النظام .
التقارير الصادرة عن نظم المعلومات الإدارية:
- تقارير دورية Periodic Reports وهي التقارير التي يتم إصدارها كل مدة زمنية محددة، بحيث تعرض معلومات تساعد على اتخاذ القرارات.
- تقارير خاصة Special Purpose Reports: والتي لا تصدر بوقت معين، وإنما يتم إصدارها وفق طلب مستخدم النظام في أواقات الحاجة لاتخاذ قرارات عاجلة وطارئة لبحث موضوع معين.
الفرق بين نظم المعلومات وتقنية المعلومات:
أنّها عبارة عن عمليّة تخطيط أو تحويل الأنظمة بمختلف أشكالها سواء كانت حاسوبيّة أم عادية أم إداريّة إلى معلومات وأنظمة يسهل التعامل معها، وتتضمن ثلاثة أمور أساسيّة حيث تنشئ التقارير الهامة لتسيير عمل المنشأة كإعداد التقارير الماليّة، وإيجاد إجابات على تساؤلات وتصوّرات مستقبليّة، أما تقنية المعلومات فتركز كل اهتمامها على التقنيات، ويلجأ التقني إلى الاستعانة بنتائج التحليل التي يأتي بها منظم المعلومات ويطبّقها على ما يتوفر بين يديه من تكنولوجيا أو أمور تقنيّة.
محتويات نظم المعلومات:
- نبذة تاريخية عن نظم المعلومات
- مكونات نظام المعلومات
- تطبيقات نظم المعلومات
تطوير نظم المعلومات:
يتحكّم قسم نظم المعلومات بشكلٍ جُزئيّ في تقنية المعلومات، والتي تُطوَّر وتُستخدَم وتُطبّقُ على أيّ عمل تجاريّ أو مؤسسيّ، حيث قسّم “لانج فوس” نظم المعلومات المحوسبة كما يلي:
- تطبيقٌ تقنيٌّ من أجل تسجيل، وتخزين، ونشر أيّ تعبيرات لغوية.
- استخلاص النتائج من هذه التعبيرات.
دراسة نظم المعلومات:
توصف دراسة علم نظم المعلومات بأنّها عبارة عن التطرق إلى تطبيقات تقنية المعلومات ودراستها عن قُرب فيما يتعلّق بالمنظمات والمؤسسات الموجودة في مجتمع ما، ومن الجدير بالذكر أنّ نظم المعلومات تحتل مرتبة بحد ذاتها بين التخصصات الجامعيّة، إذ تمنح الجامعات والكليات شهادات في دراسة نظم المعلومات.
تقنية المعلومات:
Information Technology، ويرمز لها اختصاراً بـ IT، جاءت مجموعة تقنية المعلومات الأمريكيّة بتعريف دقيق لتقنية المعلومات حيث أشارت إلى أنّها عبارة عن دراسة أنظمة المعلومات القائمة على الحواسيب وتصميمها، ثم البدء بتطويرها فتفعيلها ثم دعمها.
مراحل تطوّر نظم المعلومات الإدارية:
تحديد المشكلات :
تُعّد خطوة رصد المشكلات (Identifying Problems) وتحديدها حاجة مُلحّة للبدء في تطوير نظم المعلومات ويتمثل ذلك بتقديم حلول لكافة المشكلات التي تقف عائقاً في تنفيذ المشكلات المرتبطة بوجود خلل أو ضعف بالإنتاجية أو جودة المنتجات، وتراجع المكانة التنافسية للمنشأة في البيئة التنافسية
دراسة الجدوى:
تتمثل دراسة الجدوى الاقتصادية (Feasibility Study) بضرورة تحديد مدى حاجة نظام المعلومات المستحدث لجدوى سواء كانت اقتصادية أم تنظيمية أم تقنية، ويتم ذلك بواسطة قيام فريق مختص بدراسة الجدوى ووضع توصياته بين يدي الإدارة فيما يتعلق بمشروع الاستثمار في نظم المعلومات الإدارية. كما أنّها تهتم أيضاً بالكشف عن التكاليف الإجمالية للنظام.
تحليل النظم:
تقع مرحلة تحليل النظم (Systems Analysis) على عاتق مُحلل النظم، حيث يحلل مجموعة من الأنشطة التي تكمل بعضها البعض وتكون متطلبات العميل واحتياجاته في طبيعة مرحلة التحليل، ثمّ يتم تحديد الأهداف التي يسعى النظام الجديد إلى تحقيقها، ورسم أبعاده من مواصفات وحدود وقيود.
الهيئة الإداريّة:
تحتوي النظم على مراكز مختلفة من الواجبات والمسؤوليات
فمن هذه المراكز:
1- الرئيس التنفيذي للتكنولوجيا CTOs:
هو المسؤول عن كيفيّة تقييم التكنولوجيا الجديدة، ويقوم بإعطاء الحلول التكنولوجيّة؛ لدعم السياسات الصادرة عن الجهاز المركزي للمعلومات.
2- مدير تكنولوجيا المعلومات:
هو المسؤول عن المنظمات في قسم تكنولوجيا المعلومات، والإشراف عليها، وهو المسؤول عن تنفيذ السياسات التي تم اختيارها من قبل الفروع الأخرى، وتوفر خدمات البيانات، وشبكة الاتصال، والتنسيق بين أنشطة تكنولوجيا المعلومات.
3- أمين تكنولوجيا المعلومات:
هو الشخص الذي خلف الشبكة، ويهتم بتطوير البرامج، ويقدم المعلومات، ويحافظ على أمن الشبكة من كل التهديدات الأمنيّة التي قد تنتج.
مصطلحات مرتبطة:
بهذه النظم نظام دعم القرار DSS:
هو مجموعة من تطبيقات برنامج الكمبيوتر التي تصمم عن طريق الإدارة الوسطى والعليا لتجميع المعلومات من مجموعة واسعة من المصادر؛ وذلك لغايات الدعم، وحل المشكلات، واتخاذ القرار.
نظم المعلومات التنفيذية EIS:
هي أداة التقارير التي توفّر وصولاً سريعاً إلى تقارير ملخّصة من جميع مستويات الشركة والإدارات.
نظام أتمته المكاتب OAS:
تقوم بدعم الاتصالات، والإنتاجية في المؤسسة من خلال إتمام سير العمل.
مدرسة نظم إدارة المعلومات SIMS:
تعني تغطية إدارة المدرسة، وغالباً ما تشمل مواد التدريس والتعلم.
تخطيط موارد المؤسسات:
تقوم بتسهيل تدفق المعلومات بين جميع وظائف العمل داخل حدود المنظمة، وإدارة الاتصالات إلى أصحاب المصلحة الخارجية.
التحديات التي تواجه نظم المعلومات:
من الطبيعي أن يواجه أي نظام يُطبّق في المؤسسات والمنظمات مجموعة من التحديات والمشاكل عند تطبيقه، ومن التحديات التي تواجه نظام المعلومات:
1- الافتقار للموارد البشريّة: مِنَ المُشكِلات التي تواجِه نُظُم المَعلومات الافتقار للموارد البشريّة اللازمة لتنفيذ أهداف ومعايير نظم المعلومات في الشركة.
2-عدم التواصل: إنّ عدم وجود معلومات من المدراء والمستخدمين حول طريقة التعاون مع الفريق المختصّ بتصميم نظم المعلومات يُعدّ من أكثر المشاكل والتحديات التي تواجه الشركات والمؤسسات المختلفة.
3-التشارك والتواصل بين مُتخصّصي تكنولوجيا المَعلومات ومستَخدِمِي النظام: يَجِدُ المُستخدِمون صُعوبة في نقلِ المَعلومات لافتقادِهِم القُدرَة على بيانِ المشكلة بصورة تقنيّة، لذلك يجب على نظام المعلومات أن يقوم بنقلها بصورة تقنيّة كِي تكونَ الصورة أوضح لمختصّي تكنولوجيا المعلومات.
4-نقص التعلم والثقافة: من أكبر المشاكل التي تواجهها الشركات هي نقص التعلم والثقافة لدى بعض الموظفين، مما قد ينعكس سلباً على أدائهم ونتائج عملهم، وبالتالي سيؤثر بشكل طبيعي في مردود الشركة ومستوى كفاءة إنتاجها، وقد يكون النقص في التعلم سببه البيئة المحيطة أو طبيعة التفكير لدى الموظف وغيرها من العوامل المؤثرة.
5-التكيف مع التغييرات: وهي أن يكون النظام قابلاً للتكيف مع التغييرات التي قد تطراً على المؤسسة أو على بعض خصائص النظام نفسه.
6-الاستعمال بسهولة: وهي أن يكون النظام ومخرجاته قابلاً للاستخدام بشكل سهل وغير معقد بالنسبة للمستخدمين. عدم وجود المستشارين المختصين لتصميم نظم المعلومات ومتطلباته من برمجيات مختلفة.